Dokumente im Bürgerbüro beglaubigen lassen

📖 Lesezeit: 7 Min · 📅 16. Juni 2026

Eine amtliche Beglaubigung Ihrer Kopie bekommen Sie im Bürgeramt Ihres Wohnorts – ohne Termin oft direkt am Schalter. Die Gebühr liegt je nach Gemeinde meist zwischen rund 3,50 und 10 Euro pro Dokument; für Renten- und Sozialangelegenheiten ist sie häufig kostenfrei. Wichtig: Das Bürgeramt beglaubigt nur, wenn das Original von einer Behörde stammt oder die Kopie bei einer Behörde vorgelegt werden soll.

Wenn eine Behörde, Hochschule oder ein Arbeitgeber von Ihnen keine einfache Kopie, sondern eine beglaubigte Abschrift verlangt, müssen Sie diese amtlich bestätigen lassen. Das übernimmt in den meisten Fällen Ihr örtliches Bürgeramt. Diese Seite erklärt, wann das Bürgeramt zuständig ist, wann nicht, welche Unterlagen Sie brauchen und womit Sie bei den Kosten rechnen müssen.

Rechtsgrundlage für die amtliche Beglaubigung sind die Paragrafen 33 und 34 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) beziehungsweise die entsprechenden Landesgesetze. Sie regeln, welche Stellen beglaubigen dürfen und unter welchen Voraussetzungen.

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze

Wo: Bürgeramt, Bürgerbüro oder Einwohnermeldeamt Ihres Wohnorts – meist ohne festen Wohnsitzbezug, Sie können jedes Bürgeramt nutzen.
Voraussetzung: Das Original muss von einer deutschen Behörde ausgestellt sein oder die Kopie wird bei einer Behörde gebraucht.
Kosten: je nach Gemeinde meist rund 3,50 bis 10 Euro pro Dokument; für Renten-, Sozial- und BAföG-Anträge oft gebührenfrei.
Mitbringen: Originaldokument, gültiger Personalausweis oder Reisepass, in der Regel eine fertige Kopie.
Nicht zuständig: Bei Personenstandsurkunden (Geburt, Heirat, Sterbefall) hilft das Standesamt, bei privaten Verträgen und Vollmachten der Notar.

Was bedeutet eine amtliche Beglaubigung?

Eine Beglaubigung ist die offizielle Bestätigung, dass eine Kopie (Abschrift) mit dem Original übereinstimmt oder dass eine Unterschrift echt ist. Die Behörde vergleicht Ihre Kopie mit dem Original und bestätigt die Übereinstimmung mit Stempel, Unterschrift und Datum. Beglaubigt wird also nicht der Inhalt, sondern nur die Echtheit der Kopie oder Unterschrift.

Man unterscheidet zwei Formen:

Amtliche Beglaubigung: Wird von einer Behörde – zum Beispiel dem Bürgeramt – vorgenommen. Sie betrifft Schriftstücke, die für den Verkehr mit Behörden bestimmt sind.
Öffentliche Beglaubigung: Wird von einem Notar vorgenommen, etwa bei Erbschafts- und Grundbuchangelegenheiten oder Handelsregisteranmeldungen. Hierfür ist das Bürgeramt nicht zuständig.

Beglaubigung oder Beurkundung – der Unterschied

Beide Begriffe werden oft verwechselt, meinen aber Verschiedenes. Eine Beglaubigung bestätigt nur, dass die Kopie dem Original entspricht oder die Unterschrift echt ist. Eine Beurkundung geht weiter: Hier prüft und bestätigt ein Notar den Inhalt eines Dokuments und berät die Beteiligten. Beurkundet werden zum Beispiel Kaufverträge für Immobilien, Eheverträge und Testamente. Eine Beurkundung kann das Bürgeramt nicht ausstellen – dafür ist immer ein Notar zuständig.

Voraussetzungen: Wann das Bürgeramt beglaubigt

Das Bürgeramt darf nicht jede beliebige Kopie beglaubigen. Mindestens eine der beiden Bedingungen muss erfüllt sein:

Das Originaldokument wurde von einer deutschen Behörde ausgestellt – etwa ein Schulzeugnis, ein Studienabschluss, ein Personalausweis oder eine behördliche Bescheinigung.
Die beglaubigte Kopie wird zur Vorlage bei einer deutschen Behörde benötigt – zum Beispiel für einen Antrag, eine Bewerbung im öffentlichen Dienst oder eine Hochschule.

Trifft keiner der beiden Punkte zu – etwa bei einer rein privaten Kopie für einen privaten Empfänger – ist das Bürgeramt nicht zuständig. Dann hilft ein Notar weiter.

Beschädigte oder veränderte Dokumente werden nicht beglaubigt. Wenn Ihr Schriftstück Lücken, Durchstreichungen, nachträgliche Änderungen, unleserliche Stellen oder fehlende Seiten enthält, lehnt das Bürgeramt die Beglaubigung in der Regel ab.

Was das Bürgeramt nicht beglaubigt

Für bestimmte Dokumente sind andere Stellen gesetzlich vorgeschrieben. Das Bürgeramt verweist Sie in diesen Fällen weiter:

Dokument / Anliegen	Zuständige Stelle
Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunde (Personenstandsurkunden)	Standesamt – stellt beglaubigte Abschriften direkt aus
Verträge, Vollmachten, Erbangelegenheiten, Grundstückssachen	Notar (öffentliche Beglaubigung / Beurkundung)
Handels-, Vereins- und Grundbuchregisterauszüge	Amtsgericht / Registergericht bzw. Notar
Kopien für eine Behörde im Ausland	häufig zusätzlich Überbeglaubigung / Apostille nötig

Personenstandsurkunden müssen Sie nicht beglaubigen lassen. Das Standesamt stellt Ihnen eine neue beglaubigte Abschrift der Geburts- oder Heiratsurkunde aus – diese gilt als amtliches Original und wird überall anerkannt.

Erforderliche Unterlagen

Damit der Termin reibungslos läuft, bringen Sie mit:

Originaldokument, das beglaubigt werden soll (zwingend – ohne Original keine Beglaubigung).
Eine Kopie des Dokuments. Sie können die Kopie meist selbst mitbringen oder vor Ort gegen eine kleine Zusatzgebühr erstellen lassen.
Gültiger Personalausweis oder Reisepass zur Identifikation.
Bei Unterschriftsbeglaubigung: Sie unterschreiben vor Ort persönlich vor der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter.
Geld für die Gebühr – Bargeld wird fast überall akzeptiert, Kartenzahlung nicht immer.

So läuft die Beglaubigung ab

1. Termin prüfen: Viele Bürgerämter beglaubigen ohne Termin am Schalter, andere verlangen eine vorherige Online-Terminbuchung. Schauen Sie vorab auf das Portal Ihrer Stadt.
2. Kopie anfertigen: Erstellen Sie vorab eine saubere, vollständige Kopie. Beidseitig bedruckte Dokumente auch beidseitig kopieren.
3. Vorlage am Schalter: Sie legen Original, Kopie und Ausweis vor. Die Sachbearbeitung vergleicht beides.
4. Beglaubigungsvermerk: Die Kopie erhält Stempel, Unterschrift und Datum. Damit ist sie beglaubigt.
5. Gebühr zahlen: Sie entrichten die Gebühr und nehmen die beglaubigte Kopie mit.

Der Vorgang dauert in einfachen Fällen nur wenige Minuten.

Kosten und Gebühren

Die Gebühr legt jede Gemeinde über ihre eigene Gebührensatzung fest, deshalb gibt es keinen bundeseinheitlichen Betrag. Die folgenden Werte sind verbreitete Beispiele und dienen nur zur Orientierung:

Leistung	Gebühr (Beispielspanne)
Beglaubigung einer Kopie / Abschrift	ca. 3,50 – 10 € pro Dokument, teils gestaffelt nach Seitenzahl
Jede weitere Seite	oft 1 – 2 € zusätzlich
Kopie vor Ort erstellen lassen	geringe Zusatzgebühr je Seite (z. B. rund 0,70 €)
Beglaubigung einer Unterschrift	häufig rund 5 €
Renten-, Sozial- oder BAföG-Zwecke	oft gebührenfrei (Nachweis nötig)

Die genannten Beträge variieren von Gemeinde zu Gemeinde. Maßgeblich ist die Gebührensatzung Ihrer Stadt. Erkundigen Sie sich im Zweifel vorab auf dem Serviceportal Ihrer Kommune nach dem genauen Preis.

Sonderfälle und Gültigkeit

Eine Beglaubigung hat kein Ablaufdatum – sie bleibt grundsätzlich gültig. Manche empfangenden Stellen verlangen aber eine möglichst aktuelle Beglaubigung (etwa nicht älter als sechs Monate). Fragen Sie im Zweifel dort nach.

Für die Vorlage im Ausland reicht die einfache amtliche Beglaubigung oft nicht. Dann ist zusätzlich eine Überbeglaubigung oder eine Apostille nötig. Diese erhalten Sie nicht im Bürgeramt, sondern bei der zuständigen übergeordneten Behörde (zum Beispiel Bezirksregierung, Landgericht oder Regierungspräsidium).

Bei fremdsprachigen Dokumenten wird meist eine beglaubigte Übersetzung durch eine vereidigte Übersetzerin oder einen vereidigten Übersetzer verlangt. Achten Sie hier auf den Originalstempel der übersetzenden Person.

5 Tipps für den Behördengang

Klären Sie vorab, ob die empfangende Stelle wirklich eine amtliche Beglaubigung braucht oder eine einfache Kopie reicht – das spart Zeit und Geld.
Bringen Sie immer das Original mit. Ohne Original kann nichts beglaubigt werden.
Fertigen Sie die Kopie zu Hause an und prüfen Sie, dass alle Seiten vollständig und lesbar sind.
Halten Sie Bargeld bereit – nicht jedes Bürgeramt akzeptiert Karte.
Geht es um eine Personenstandsurkunde, sparen Sie sich den Umweg und fordern direkt beim Standesamt eine neue beglaubigte Abschrift an.

Häufig gestellte Fragen

Wo kann ich Dokumente beglaubigen lassen?

Für amtliche Beglaubigungen ist Ihr örtliches Bürgeramt, Bürgerbüro oder Einwohnermeldeamt zuständig. Für Personenstandsurkunden hilft das Standesamt, für Verträge, Vollmachten und Erbsachen ein Notar.

Was kostet eine Beglaubigung im Bürgeramt?

Die Gebühr liegt je nach Gemeinde meist zwischen rund 3,50 und 10 Euro pro Dokument, teils gestaffelt nach Seitenzahl. Für Renten-, Sozial- und BAföG-Anträge ist die Beglaubigung häufig kostenfrei. Den genauen Betrag legt Ihre Stadt fest.

Welche Unterlagen muss ich mitbringen?

Bringen Sie das Originaldokument, eine Kopie davon und Ihren gültigen Personalausweis oder Reisepass mit. Ohne Original ist keine Beglaubigung möglich. Halten Sie außerdem Bargeld für die Gebühr bereit.

Kann das Bürgeramt meine Geburtsurkunde beglaubigen?

Nein. Personenstandsurkunden wie Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden dürfen Bürgerämter grundsätzlich nicht beglaubigen. Das Standesamt stellt Ihnen stattdessen eine neue beglaubigte Abschrift aus, die als amtliches Original gilt.

Wie lange ist eine Beglaubigung gültig?

Eine Beglaubigung hat kein gesetzliches Ablaufdatum und bleibt grundsätzlich gültig. Manche Stellen verlangen jedoch eine aktuelle Beglaubigung, etwa nicht älter als sechs Monate. Fragen Sie im Zweifel bei der empfangenden Stelle nach.

Brauche ich für das Ausland eine Apostille?

Oft ja. Für die Vorlage im Ausland genügt die einfache amtliche Beglaubigung meist nicht. Dann ist zusätzlich eine Apostille oder Überbeglaubigung durch eine übergeordnete Behörde nötig, nicht durch das Bürgeramt.