Kleinunternehmer-Regelung 2026: Voraussetzungen, Grenzen & Anmeldung
📖 Lesezeit: 9 Min · 📅 17. Juni 2026
Mit der Kleinunternehmer-Regelung nach § 19 UStG stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und sparen sich die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Hier lesen Sie, welche Umsatzgrenzen 2026 gelten, wie Sie die Regelung beim Finanzamt anmelden und wann sich der Verzicht lohnt.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Seit der Reform 2025 sind Kleinunternehmer-Umsätze echt umsatzsteuerbefreit (nicht mehr nur „nicht erhoben“).
- Maßgeblich sind zwei Grenzen: maximal 25.000 € Vorjahresumsatz und maximal 100.000 € im laufenden Jahr.
- Sie weisen keine Umsatzsteuer aus, dürfen im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer abziehen.
- Die Anwendung erklären Sie über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei Gründung – ein gesonderter „Antrag“ ist nicht nötig.
- Wer freiwillig auf die Regelung verzichtet (Option zur Regelbesteuerung), ist fünf Jahre daran gebunden.
Worum geht es bei der Kleinunternehmer-Regelung?
Die Kleinunternehmer-Regelung ist eine Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht für Selbstständige, Freiberufler, Gewerbetreibende und Nebenerwerbler mit geringen Umsätzen. Wer sie nutzt, behandelt seine Leistungen umsatzsteuerlich wie eine steuerfreie Lieferung: Auf den Rechnungen erscheint kein Umsatzsteuersatz, es wird keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt, und die laufende Umsatzsteuer-Voranmeldung entfällt. Geregelt ist das in § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).
Zum 1. Januar 2025 wurde die Regelung grundlegend umgestellt. Bis dahin galten Kleinunternehmer-Umsätze als steuerbar, aber die Steuer wurde „nicht erhoben“. Seit 2025 sind die Umsätze eine echte Steuerbefreiung. Das ändert vor allem Details bei Rechnungsstellung, Pflichtangaben und der E-Rechnung – an der Grundidee „keine Umsatzsteuer, dafür auch kein Vorsteuerabzug“ hat sich nichts geändert.
Kleinunternehmer ≠ Kleingewerbe. „Kleinunternehmer“ ist ein rein umsatzsteuerlicher Begriff aus § 19 UStG. „Kleingewerbe“ bezieht sich auf das Handels- und Gewerberecht (keine Pflicht zur doppelten Buchführung, kein Handelsregistereintrag). Beides kann zusammentreffen, ist aber nicht dasselbe – auch Freiberufler ohne Gewerbe können Kleinunternehmer sein.
Voraussetzungen und Umsatzgrenzen 2026
Ob Sie die Regelung nutzen dürfen, hängt allein vom Umsatz ab. Seit 2025 gelten zwei Schwellen, die beide eingehalten werden müssen:
| Grenze | Betrag | Bezugszeitraum |
|---|---|---|
| Vorjahresumsatz | maximal 25.000 € | tatsächlicher Gesamtumsatz des Vorjahres |
| Umsatz laufendes Jahr | maximal 100.000 € | tatsächlicher Umsatz im aktuellen Kalenderjahr |
Wichtig: Die 100.000-€-Grenze wirkt unterjährig. Überschreiten Sie diese Schwelle im laufenden Jahr, endet die Kleinunternehmer-Eigenschaft ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Ab diesem Geschäft müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen. Die zuvor steuerfrei abgerechneten Umsätze bleiben steuerfrei.
Für Gründer gilt: Im ersten Geschäftsjahr gibt es keinen Vorjahresumsatz. Maßgeblich ist dann allein, ob der voraussichtliche Umsatz die 25.000-€-Grenze nicht übersteigt. Beginnen Sie erst im Jahresverlauf, prüft das Finanzamt den Umsatz nicht mehr anteilig hoch – die 25.000 € gelten unabhängig vom Startmonat.
Achten Sie auf den Wechsel-Effekt: Wer in einem Jahr knapp unter 25.000 € bleibt, im Folgejahr aber mehr erwartet, sollte früh kalkulieren. Schon das einmalige Überschreiten der Vorjahresgrenze führt dazu, dass Sie im Folgejahr umsatzsteuerpflichtig sind.
Vorteile und Nachteile
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen – günstiger für Privatkunden | Kein Vorsteuerabzug auf Einkäufe und Investitionen |
| Keine Umsatzsteuer-Voranmeldung, weniger Bürokratie | Größere Anschaffungen werden teurer (Brutto bleibt Kosten) |
| Einfache Buchhaltung, oft EÜR ausreichend | „Kleinunternehmer“-Vermerk kann unprofessionell wirken |
| Liquiditätsvorteil – keine USt-Zahllast ans Finanzamt | Bei B2B-Kunden meist kein echter Preisvorteil |
Rechnung als Kleinunternehmer
Auf Ihren Rechnungen darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen sein – weder ein Steuersatz noch ein Steuerbetrag. Stattdessen ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung Pflicht. Eine gängige Formulierung lautet:
Pflichthinweis auf der Rechnung (Muster):
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Alternativ: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.“
Würden Sie versehentlich doch Umsatzsteuer ausweisen, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt – auch wenn Sie Kleinunternehmer sind. Prüfen Sie Vorlagen und Rechnungsprogramme daher genau.
E-Rechnung: Seit 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen; Kleinunternehmer dürfen ihre Ausgangsrechnungen aktuell noch in vereinfachter Form (z. B. PDF) stellen, sofern der Empfänger zustimmt. Die Empfangsfähigkeit (etwa per E-Mail-Postfach für strukturierte Formate) sollten Sie dennoch sicherstellen.
Schritt für Schritt: Kleinunternehmer-Regelung anmelden
- Tätigkeit anmelden: Gewerbetreibende melden zuerst beim Gewerbeamt an. Freiberufler melden sich direkt beim Finanzamt.
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abrufen: Nach der Gründung fordert das Finanzamt diesen Fragebogen an oder Sie füllen ihn selbst über ELSTER (Mein ELSTER) aus.
- Voraussichtliche Umsätze angeben: Tragen Sie eine realistische Umsatzschätzung für das laufende Jahr ein – sie ist entscheidend für die Beurteilung der 25.000-€-Grenze.
- Kleinunternehmer-Regelung wählen: Im Fragebogen kreuzen Sie an, dass Sie die Regelung nach § 19 UStG anwenden möchten. Damit verzichten Sie nicht auf sie.
- Über ELSTER absenden: Den Fragebogen elektronisch signiert übermitteln. Ein separater „Antrag“ ist nicht nötig.
- Steuernummer abwarten: Das Finanzamt vergibt Ihre Steuernummer; ab dann können Sie korrekt Rechnungen schreiben.
Sind Sie schon länger selbstständig und unterschreiten die Grenzen, können Sie formlos schriftlich beim Finanzamt zur Kleinunternehmer-Regelung wechseln, sofern Sie nicht durch einen früheren Verzicht fünf Jahre gebunden sind.
Checkliste
- Vorjahresumsatz unter 25.000 € geprüft
- Erwarteter Jahresumsatz unter 100.000 € realistisch eingeschätzt
- Gewerbe- bzw. Freiberufler-Anmeldung erledigt
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER ausgefüllt
- Kleinunternehmer-Regelung im Fragebogen aktiv gewählt
- Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer mit § 19-UStG-Hinweis erstellt
- E-Rechnungs-Empfang (Postfach/Format) sichergestellt
- Entscheidung gegen oder für freiwilligen Verzicht (5-Jahres-Bindung) getroffen
Tipps
- Investitionen vorausplanen: Stehen größere Anschaffungen mit hoher Vorsteuer an, kann der freiwillige Verzicht auf die Regelung günstiger sein – dann holen Sie sich die Vorsteuer zurück.
- Kundenstruktur prüfen: Verkaufen Sie überwiegend an Privatkunden, ist die Regelung meist ein echter Preisvorteil. Bei reinen B2B-Kunden zieht der Vorteil kaum.
- Umsatz monatlich im Blick behalten: Nähern Sie sich der 100.000-€-Grenze, schalten Sie rechtzeitig auf USt-Ausweis um – sonst tragen Sie die Steuer aus eigener Tasche.
- Saubere Belege sammeln: Auch ohne Vorsteuerabzug müssen Sie Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Belegen führen.
- Vor dem Verzicht rechnen: Die Option zur Regelbesteuerung bindet fünf Jahre. Prüfen Sie vorab mit einer Beispielrechnung oder mit dem Steuerberater, ob sich das lohnt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erlaubt Selbstständigen mit geringen Umsätzen, Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu stellen und keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben. Im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug.
Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung konkret?
Sie behandeln Ihre Umsätze umsatzsteuerfrei: keine Umsatzsteuer auf Rechnungen, keine Abführung ans Finanzamt, kein Vorsteuerabzug. Stattdessen steht ein Pflichthinweis auf § 19 UStG auf der Rechnung.
Welche Umsatzgrenze gilt 2026?
Maßgeblich sind zwei Werte: höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Kalenderjahr. Wird die laufende Grenze überschritten, endet die Regelung ab diesem Umsatz.
Wie beantrage ich die Kleinunternehmerregelung?
Einen gesonderten Antrag gibt es nicht. Sie wählen die Regelung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER bzw. teilen dem Finanzamt formlos mit, dass Sie § 19 UStG anwenden.
Wie formuliere ich den Hinweis nach § 19 UStG auf der Rechnung?
Üblich ist: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Wichtig ist, dass kein Steuersatz und kein Steuerbetrag ausgewiesen werden.
Darf ich als Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?
Nein. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, kann die in Einkäufen enthaltene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen. Anschaffungen bleiben damit brutto Kosten.
Kann ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ja, durch Option zur Regelbesteuerung. Dieser Verzicht bindet Sie fünf Kalenderjahre. Er lohnt sich vor allem bei hohen Investitionen oder überwiegend gewerblichen Kunden.
Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?
Überschreiten Sie die 25.000 € des Vorjahres, sind Sie im Folgejahr umsatzsteuerpflichtig. Überschreiten Sie unterjährig die 100.000 €, werden Sie ab diesem Umsatz sofort regelbesteuert.
Amtliche Quellen: